El certificado digital es una herramienta fundamental en la sociedad actual, especialmente en un país como España, donde la digitalización de servicios administrativos y empresariales ha cobrado una relevancia crucial eliminando casi por completo el documento impreso y los procesos en papel que conllevaban muchos errores humanos y grandes costes de manipulación y almacenamiento.
Pero, ¿Qué es el certificado digital? ¿Cómo beneficia a personas extranjeras, a ciudadanos españoles y a las empresas? ¿Por qué su adopción es imprescindible en la era digital? ¿Cómo se obtiene? A continuación, responderemos estas preguntas en detalle.
¿Qué es el Certificado Digital?
El certificado digital es un documento-archivo electrónico que permite identificar a una persona física, una persona jurídica o una entidad sin personalidad jurídica de manera segura en internet. Es decir, un medio que respalda o confirma una identidad (como un carnet de identidad pues contiene información relacionada con el titular) de forma online avalado por organismos autorizados.
Este certificado se utiliza para firmar digitalmente documentos y acceder a diversos servicios online rápidamente y de forma transparente, garantizando la integridad y autenticidad de las comunicaciones electrónicas.
Existen diferentes tipos de certificados digitales (de persona física, representante de personas jurídicas…), siendo los más comunes emitidas por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), aunque existe otros proveedores de servicios de certificación reconocidos en España como Firma Profesional, Camerfirma…
Beneficios del Certificado Digital
Para aquellas personas físicas de nacionalidad española y que no sean de nacionalidad española residentes en España y para las sociedades (tanto nacionales como extranjeras), dicho certificado es una herramienta clave, esencial e invaluable pues por una parte facilita la vida cotidiana y por otra optimiza las operaciones profesionales y mejora la competitividad empresarial. Algunos de sus grandes beneficios son:
- Acceso a Servicios Públicos: Las personas físicas con un certificado digital pueden acceder fácilmente a diversos servicios públicos como los ligados a la inscripción o alta en el padrón municipal (registro obligatorio administrativo donde constan los vecinos del municipio y que proporciona servicios municipales como el transporte, atención sanitaria y escolarización)En relación a estos dos últimos, los ciudadanos pueden utilizar dicho documento para acceder a sus historiales médicos, pedir citas con el médico de cabecera y realizar trámites relacionados con la seguridad social, así como matricular a sus hijos en colegios y universidades y acceder a las distintas calificaciones y otros servicios educativos de manera online.
- Gestión y Tramitación de Documentos: Con el certificado digital, las personas físicas pueden firmar electrónicamente documentos, lo que facilita la gestión y permite la realización de una amplia gama de trámites legales y administrativos necesarios como el alta de la seguridad social o la administración de las multas de tráfico sin necesidad de desplazarse físicamente (desde casa).Las empresas jurídicas utilizan bastante dicho certificado para firmar contratos y acuerdos de manera digital, lo que acelera los procesos de negocio y reduce los costos asociados con la impresión y envío de documentos físicos.
- Declaración y Gestión de Impuestos: Algo muy importante a destacar es que las personas físicas y jurídicas pueden utilizar el certificado digital para presentar sus declaraciones de impuestos de manera online, agilizando así el proceso y asegurando el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.
- Seguridad: Permite a las personas físicas y empresas a comunicarse de forma segura con las autoridades y entidades españolas, garantizando la confidencialidad y autenticidad de sus datos. También garantiza a las personas jurídicas que las comunicaciones internas se realicen de forma segura, protegiendo la información sensible y confidencial. El uso del certificado digital reduce el riesgo de fraude y suplantación de identidad, ya que garantiza que las transacciones electrónicas se realicen de manera segura.
También propicia la participación en procesos de democracia digital como la firma de peticiones electrónicas o la participación en consultas ciudadanas, permite la realización de la facturación electrónica, que es obligatoria en muchas transacciones con la administración pública y cada vez más común en el ámbito privado, posibilita a las empresas a participar en licitaciones públicas y solicitar subvenciones de manera electrónica (lo que abre nuevas oportunidades de negocio y financiamiento) y facilita trámites relacionados con los empleados de manera eficiente y segura…
La Importancia de Adoptar el Certificado Digital
Al observar los beneficios anteriores, se puede llegar a la conclusión de que la adopción del certificado digital no es una opción, sino que se está convirtiendo en una necesidad imperante pues:
- Eficiencia y Productividad: Los procesos administrativos y empresariales con el uso del certificado digital aumentan en gran cantidad la eficiencia y productividad, ya que se reducen los tiempos de espera y los costos asociados con los trámites presenciales.
- Cumplimiento Normativo: En muchos casos, el uso del certificado digital es obligatorio para cumplir con la normativa vigente. Según la ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo:
- Las personas jurídicas
- Las entidades sin personalidad jurídica
- Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria
- Quienes representen a un interesado que esté obligado
- Los empleados de las Administraciones Públicas
- Reducción de Riesgos: El uso del certificado digital reduce el riesgo de errores en las transacciones electrónicas, lo que protege tanto a los individuos como a las empresas.
- Sostenibilidad: La digitalización de documentos y la reducción del uso de papel contribuyen a la sostenibilidad ambiental, un objetivo cada vez más importante para gobiernos y empresas.
- Acceso Global: Para los extranjeros y las empresas internacionales, el certificado digital facilita el acceso a servicios y oportunidades en España, promoviendo la integración y el crecimiento económico.
Cómo Obtener el Certificado Digital
El proceso para obtener un certificado digital en España varía dependiendo del proveedor de servicios de certificación. A continuación, se describe el proceso general para obtener un certificado digital de la FNMT, uno de los proveedores más utilizados:
- Solicitud Online: El primer paso es realizar la solicitud del certificado a través de la página web de la FNMT. Se debe proporcionar la información personal y crear un código de solicitud.
Acreditación de Identidad: Una vez realizada la solicitud, es necesario acudir a una oficina de registro para acreditar la identidad. Este paso es crucial para garantizar la seguridad y autenticidad del certificado digital.
Descarga del Certificado: Después de la acreditación, se puede descargar el certificado digital desde la página web de la FNMT. Es importante seguir las instrucciones para la correcta instalación del certificado en el navegador o en un dispositivo seguro.
Renovación: Los certificados digitales tienen una validez limitada, generalmente de dos a cuatro años, por lo que es importante estar atentos a la fecha de vencimiento y realizar la renovación a tiempo para evitar interrupciones en su uso.
En Settledown, según la circunstancia de cada cliente, obtenemos de la forma más rápida posible estos tipos de certificado digital. Si tiene alguna duda más sobre estos medios electrónicos o se ha decidido en obtener uno, no dude en contactar con nosotros.